2016年11月15日 星期二

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提升大量翻譯文章效率 Google 譯者工具包教學:免費 CAT 工具
4:20:00 AMesor huang

之前介紹過「台灣翻譯工作者的必備好工具 Termsoup 大幅縮短你的翻譯工時」這個線上服務後,有不少讀者寫信給我,跟我分享其實多年來 Google 一直有一個還算不錯的翻譯者專用工具,叫做「 Google 譯者工具包,可以利用「自動化」功能來增加翻譯工作的效率。

如果你打開 Google 翻譯的網站首頁,會看到下方有一個「 Google 譯者工具包 」的服務連結,這個「免費的」、「中文版」線上服務,專門提供給需要大量翻譯文章的譯者來使用,相信很多翻譯者都已經用過。

為什麼你需要一個專門的翻譯工具呢?「 Google 譯者工具包 」這類軟體有個專有名稱叫做「 CAT 工具,全名是 Computer-assisted Translation,也就是電腦輔助翻譯,透過更多「自動化」的資料庫比對搜尋,可以幫我們在翻譯時快速套用之前相同的翻譯句子、術語,節省翻譯時間,也增強前後翻譯的一致性。

如果你正需要翻譯一些文章(無論中翻英、英翻中,或是各國語言翻譯),或是你常常閱讀國外文獻並且真的想練習將他們翻譯成中文,而你還沒用過「 Google 譯者工具包 」,那麼下面我就來分享快速上手的教學。

「 Google 譯者工具包 」的特色:

  • 1. 支援多國語言互譯
  • 2. 同步捲動原文與譯文的雙視窗介面
  • 3. 自動比對翻譯記憶庫,讓前後翻譯一致
  • 4. 可多人協同翻譯

關於 Google 翻譯,你還可以學會這些技巧:

1. 上傳翻譯內容


首先進入「 Google 譯者工具包 」網站,選擇左上方的〔上傳〕按鈕,可以將你想翻譯的內容上傳到「 Google 譯者工具包 」進行翻譯。

「 Google 譯者工具包 」支援上傳 Word 文件,或是 TXT 純文字文件,也可以上傳 HTML 網頁,或是輸入某篇網路文章的網址,在右方的清單可以看到支援的翻譯檔案格式。

接著在「您需要翻譯什麼」的語言選項,選擇原文的語言。

然後在「您想翻譯成哪些語言?」勾選你需要的譯文語言,如果語言預設沒出現,可以輸入關鍵字找出來勾選。

不要忘記打開「工具」欄,在「選擇翻譯記憶庫」裡選擇你想儲存與使用的翻譯記憶庫 (TM)。什麼是翻譯記憶庫?就是會自動儲存你之前翻譯過的內容,這樣以後要翻譯類似內容時,可以直接套用或做為參考。

2. 機器完成翻譯


你可以在「 Google 譯者工具包 」的主畫面找到剛剛上傳的等待翻譯文章,打開他,就能開始進行翻譯。

「 Google 譯者工具包 」會針對你設定的原文與譯文需求,先用 Google 翻譯幫你自動完成全文翻譯,同樣的支援多國語言,但全文的翻譯效果可想而知,還需要我們手動進行檢查與修正。

3. 原文譯文同步捲動比對


在翻譯編輯畫面中,「 Google 譯者工具包 」提供了雙視窗同步捲動的介面,左方是原文,右方是譯文,點擊某一邊的特殊段落,另一邊也會自動捲動到相同位置,這讓翻譯時更容易進行比對。

「 Google 譯者工具包 」會自動將文章切割成幾個翻譯編輯段落,我們直接點擊,就能修改某一段的翻譯內容。而右上方會顯示你目前手動修改過的翻譯百分比。

另外「 Google 譯者工具包 」還會根據不同的翻譯方式,在譯文上顯示不同的顏色,例如預設紅色是機器翻譯的,自己修改校對過的則是橘色,這樣你就能更好的辨認出還需要調整的地方。

4. 對比之前翻譯的記憶庫


「 Google 譯者工具包 」是 CAT 工具,所以當我們翻譯超過一篇文章之後,就會開始在每次翻譯時,透過之前選擇的「翻譯記憶庫 (TM)」,來自動建議翻譯內容。

我們先點一下上方的「顯示工具包」按鈕,這樣下方就會顯示更詳細的翻譯工具欄位,在這裡會提供許多翻譯內容的自動建議,並且我們可以直接點選替換。

例如我現在準備翻譯「電腦玩物」這個詞彙,電腦的翻譯結果是「Computer plaything」,不過因為「 Google 譯者工具包 」自動去比對我之前的翻譯文章,發現同一個詞彙我之前是翻譯成「Playing PC」,於是我只要在比對結果中點選「使用翻譯」,就會套用我之前的翻譯。

除了讓「 Google 譯者工具包 」自動比對,你也可以自己搜尋,如果要查詢某一個詞彙自己之前怎麼翻譯的?只要在工具包欄位切換到〔自訂翻譯搜尋〕分頁,輸入關鍵字,就能找出自己之前翻譯的方式。

這樣的比對,幫助自己翻譯更快速,也讓前後翻譯可以更具有一致性。

關於提升自己的英文編輯能力,或許你還可以參考:


5. 多人協同翻譯


跟 Google Docs 一樣,「 Google 譯者工具包 」還能多人一起協同合作進行翻譯,可多人同時共同編輯一份譯文,或是在翻譯過程中用「註解」進行討論與校對。

只要在翻譯介面的左上方選擇〔檔案〕,點選〔邀請其他使用者〕。

然後在彈出視窗中,輸入對方的 Google 帳號,邀請對方加入這份翻譯文件一起協同編輯即可,還能設定「允許編輯」、「只能註解」等不同的權限。

另外除了翻譯文件可以多人協作外,像是「翻譯記憶庫」也可以跟合作者共用,這樣一起翻譯文件時,就能享有共同的資料庫比對,讓多人翻譯結果也可以有一致性。

以上就是「 Google 譯者工具包 」的基本功能,相信對專業的翻譯者,或是業餘但想要翻譯大量文章的朋友來說,可以提供不少的方便性,分享給有需要的朋友試試看。

延伸閱讀相關文章:

「 Google 譯者工具包 」網站
轉貼本文時禁止修改,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang(異塵行者),及附上原文連結:提升大量翻譯文章效率 Google 譯者工具包教學:免費 CAT 工具


icons8 針對 Apple Google 與微軟風格設計的大量扁平圖示下載
Monday, November 14, 2016 1:38 AMesor huang

之前我在電腦玩物介紹過不少 ICON 圖示下載資源,你可以把這些 icon 圖示用在網頁設計、報告裝飾、簡報素材等需求當中,也因為這樣,不時會有朋友來信跟我推薦其他的免費圖示下載資源,今天要介紹的「 Icons8 」就是其中比較有特色的選擇之一。

「 Icons8 」最大的特點就是根據 Apple、 Google、 微軟等系統最新的扁平設計風格與指導原則去設計其 ICON 圖示,每一個圖案都會有 iOS、 Android 或 Windows 與 Office 專用的樣式變化可以分別下載。

而且「 Icons8 」上面數萬個 ICON 圖示都是由「 Icons8 」全新設計,帶來的好處就是所有圖示的風格統一,這讓你在使用上可以獲得一致的設計感。

對於需要使用一系列風格統一、設計精美圖示的朋友來說,在我之前介紹過的各個圖示下載服務之外,「 Icons8 」也是一個不錯的選擇:


打開「 Icons8 」網站,你可以搜尋找到需要的圖示。

目前「 Icons8 」上有三萬多種圖示,包含各種系統的設計風格,以及每個圖示都有不同的 PNG 或向量圖檔尺寸,不過小尺寸圖檔提供免費下載,而大尺寸或向量圖檔則須付費下載。

你可以在左方分類的「 Very Basic 」中找到全部都免費下載的向量圖檔,這些圖檔大多是各個系統的基本功能按鈕,可以幫你快速使用在自己的網站、軟體介面上。

準備下載 Icon 圖示時,右方會看到 iOS、 Windows、 Android、 Office 等不同系統的切換按鈕,讓你可以針對圖案,選擇不同系統中的設計風格。

在「 Icons8 」上大多數圖示都有提供「小尺寸 PNG 」圖檔免費下載的選項。

遇到要付費下載的圖示,只要把尺寸調製到 PNG 的小尺寸,就能免費下載這個圖案。

另外「 Icons8 」還提供了 ICON 圖示線上客製化的功能,當你找到需要的圖案後,可以組合不同的圖標、加上不同外框,或是更改圖案顏色,調整成自己需要的風格後再下載。

「 Icons8 」上大多扁平化設計的 ICON 圖示,也都能讓我們自由更換顏色。

最後,「 Icons8 」還幾乎每天都推出新的圖示設計。

如果你要免費下載「 Icons8 」上的圖示,那麼記得使用時要在使用 ICON 的網頁中,或是產品說明頁中,註明圖示來源連結即可。

有需要統一風格設計,並且符合 Apple、 Google、 微軟扁平化設計風格圖示的朋友,可以到「 Icons8 」找找看有沒有你需要的圖標。

延伸閱讀相關文章:

「 Icons8 」

轉貼本文時禁止修改,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang(異塵行者),及附上原文連結:icons8 根據 Apple Google 與微軟風格設計的大量扁平圖示下載




讓文書閱讀更便利的隱藏功能!開啟 Mac 中文聽寫朗讀快捷鍵
Sunday, November 13, 2016 3:37 AMesor huang

之前在一場筆記術講座中,有聽眾問我,為什麼 Mac 版的 Evernote 有內建「朗讀」功能呢?不知道大家是否有發現?在 Evernote Mac 軟體上方功能列,打開「編輯」-「演說」選單,就可以開啟朗讀功能,甚至同一個選單上還有「聽寫」功能哩!

但是這個功能其實不是 Evernote 的,而是 Mac 系統內建的,在 Mac 上的任何閱讀、文書軟體中,都能隨時隨地啟動「中文聽寫」、「中文朗讀」功能,無論你是在瀏覽器上、 Office Word 裡,或是其他筆記工具中都一樣。

今天這篇文章,就讓我來測試看看 Mac 這兩個內建的功能,並介紹如何開啟與設定的方法。

聽寫與朗讀功能,對於文書、學習、閱讀工作者,都很有幫助,甚至可以成為一種生活習慣:[生活駭客3] 開始「聽」文章,日常時間加一倍的魔法

1. 打開 Mac 內建中文聽寫:


如果你想在任何輸入欄位用語音進行中文輸入,只要連續按兩下「 Fn」「 Fn」按鍵 ,就能打開聽寫功能,預設就支援中文。

你可能需要放慢說話的速度, Mac 內建的中文聽寫會有一些反應辨識時間(也有可能和電腦效能有關)。

相較之下, Google 文件的中文辨識速度比較迅速。(參考:支援聽寫! Google Docs 新增中文語音輸入功能

如果妳對中文語音輸入有興趣,還可以參考:免費中文語音輸入法實測:訊飛, Swype, Google 語音輸入誰好用

Mac 內建的聽寫功能還有所謂的「聽寫指令」,可以讓我們用語音命令一些文書處理編輯動作,例如圈選某一段話,而且「中文也通」!

不過聽寫指令要先開啟,進入 Mac 系統偏好設定,打開「輔助使用」。

然後找到「聽寫」項目,勾選「啟用聽寫關鍵字詞句」,輸入一個你想使用的語音指令。

例如我輸入「聽寫」,那我以後在文書處理時,只要唸出「聽寫」,然後接續唸出相應的聽寫指令,就會進行指令動作。

你還可以打開「聽寫指令」清單,可以看到預設的語音命令,都是中文的,也可以用中文唸出。

實際使用時,上方會一直出現一個麥克風按鈕,這時候就可以隨時使用聽寫指令,唸出「聽寫」「命令」,就能進行各種文書動作。

2. 打開 Mac 內建中文語音朗讀:


另外還有一個很好用的文書功能是:朗讀。

先到到「輔助使用」中,找到並開啟「語音」功能,勾選「按下按鍵時朗讀所選的文字」。

這樣一來,當瀏覽任何文字內容時,只要按下「 Option 」+「 Esc 」,就會自動開始中文朗讀。

如果你要閱讀的是英文內容,可以切換不同人的聲音,找出最順耳的語音。不過台灣中文語音只有一個語音。

以上就是 Mac 內建的聽寫與朗讀功能,值得文書工作者來開啟使用。

延伸閱讀相關文章:


轉貼本文時禁止修改,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang(異塵行者),及附上原文連結:讓文書閱讀更便利的隱藏功能!開啟 Mac 中文聽寫朗讀快捷鍵



下載 TeamViewer 12 最高60 fps畫面更新率,遠端玩遊戲不延遲
Saturday, November 12, 2016 8:41 PMesor huang

遠端桌面軟體不僅是 IT 團隊在幫客戶維修電腦時派得上用場,我們一般用戶有時候也會需要遠端連線工具。例如我自己出門在外時會用筆電連回家裡桌機處理工作,甚至有時在客廳沙發看影片時不想走進書房,就用手機連到書房電腦操控播放。我自己比較常使用的遠端桌面軟體有三款:


其中 TeamViewer 又是老牌且優質的選擇,他可以越過最多網路環境限制,順利連線遠端電腦,而且同時有網頁版、 App 版,甚至在電腦與手機間互相控制也沒問題。

最近,看到 TeamViewer 12 Beta 推出,在這個最新版中最大的特色,就是號稱支援「60 fps的畫面更新率」,讓你遠端連到效能更好的桌機去編輯影片、玩遊戲,做複雜的多媒體處理時,畫面更加順暢!

你現在就可以到 TeamViewer 官方網站下載最新的「 TeamViewer 12 Beta 」
進入下載畫面,在正式下載按鈕的下方,可以看到「 TeamViewer 12 Beta 」的下載連結,你可以搶先下載。

TeamViewer 12 Beta 有幾個重要的改進相加在一起後,就能讓我們透過遠端連結,更好的遠端操控多媒體的複雜工作。

第一個改進是更好的自動品質與速度調節選項,可以在相對清晰畫面與流暢的速度間,自動找到一個平衡點。(當然你也可以手動選擇要更好的畫面或更好的速度,不過魚與熊掌無法兼得)

然後就是「 TeamViewer 12 Beta 」號稱最高可以達到 60 fps 的畫面更新率,這在遠端連線播放影片時,看起來確實不太會延遲(當然這可能也會和你的網路品質與電腦效能相關)。

之前我介紹的免費遠端桌面軟體:「 AnyDesk 」就是以高品質畫面和速度著稱,不過我試用「 TeamViewer 12 Beta 」後,似乎後者新版的效果更好。

最後,「 TeamViewer 12 Beta 」也聲稱「包括觸控、鍵盤與滑鼠等的回饋時間均更短」,這就讓進行一些複雜快速的操作,可以在遠端連線時也能敏銳控制。

綜合上述三個優點:自動調節、 60 fps 畫面更新率、即時操作回饋,我實際用「 TeamViewer 12 Beta 」來玩了一輪最新的「文明帝國 6 」遊戲,測試的結果是:

  • 操控的反應是即時的。
  • 畫面移動、動畫都流暢。
  • 偶爾會有小地方破圖,但不影響遊戲。
  • 畫面當然沒有原始遊戲那麼銳利,會有一點點品質降低,但也都在不破壞遊戲樂趣的範圍內。

也就是真的可以在遠端桌面順利遊玩,以文明帝國來說,效果不輸:「Steam 家中串流教學:用 Mac 筆電順暢玩 PC 遊戲實測」 。

有興趣的朋友,也可以搶先試試看「 TeamViewer 12 Beta 」。

延伸閱讀相關文章:

下載最新的「 TeamViewer 12 Beta 」

轉貼本文時禁止修改,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang(異塵行者),及附上原文連結:下載 TeamViewer 12 最高60 fps畫面更新率,遠端玩遊戲不延遲



用 Trello 安排任務者的福音:讓卡片待辦清單直接顯示在看板上
Friday, November 11, 2016 7:12 PMesor huang

你會用 Trello 做專案管理、安排任務清單嗎?相信很多朋友就是這麼做,而 Trello 也確實可以在每一張卡片「裡面」插入待辦清單,問題是這些待辦事項放在卡片內,每一次要勾選查看都要「打開」又「關閉」卡片,重複幾次,就有點浪費時間。

如果你也有這個困擾,那麼今天要介紹的這個 Google Chrome 擴充套件就可以幫上你的忙!Next Step for Trello 」這個小工具能夠將卡片裡的待辦清單,直接列在看板上,也能在看板上直接勾選完成

這樣一來,當你「用 Trello 做任務管理」時,只要在看板列表就能快速管理所有子任務,省下那些切換動作,整個任務管理的流程更加順暢。

有上述需求的朋友,可以在自己的 Google Chrome 瀏覽器安裝:「 Next Step for Trello 」

一般來說,我們可以像下面這樣,在 Trello 的卡片中,列出我們的「待辦清單」。

但是 Trello 的看板上,卡片只會顯示待辦清單的完成進度,不會把待辦清單列出來。

而只要安裝「 Next Step for Trello 」,就可以改變這個情況,在卡片上顯示出待辦清單。

不過在 Mac 與 Windows 上有些顯示效果的不同,本文開頭第一張圖片是在 Mac 上的顯示效果,下面則是在 Windows 上的效果, Mac 上比較好看,但 Windows 也能使用。

預設下,「 Next Step for Trello 」只會優先列出第一個未完待辦事項,如果你想在看板上顯示完整的待辦清單,就要點擊看板上方新增的[ Next Steps ]超連結,切換到[ Diaplay All ]即可

就能像下圖這樣,在看板上顯示每個任務卡片完整的待辦事項。

並且也可以在看板上,直接勾選某個待辦事項,標示為完成喔!

「 Next Step for Trello 」使用時不需註冊或連結帳號,只要直接使用即可,相信這個小工具可以幫 Trello 任務管理者節省很多時間,分享給大家參考。

最後補充一下,有些讀者會有疑惑,其實我自己目前依然是完全使用 Evernote 做任務管理,會介紹其他工具主要就是一種研究,以及對讀者需求的回應,而非我同時使用好幾種時間管理工具喔!因為個人管理還是應該愈統一愈好。

延伸閱讀相關文章:

「 Next Step for Trello 」套件下載

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打醒你對時間的低敏感度! Toggl 專業工作者的時間追蹤利器
Thursday, November 10, 2016 7:40 PMesor huang

之前我在「[時間技客-5] 改變上班打卡心態,開始學 SOHO 一樣精算工時」一文中,分享了自己學 SOHO 族一樣計算自己工時的心得,這樣的習慣幫助我統計時間分配,提醒工作生活平衡,掌握未來時間安排的依據,也就更能掌控時間。想知道為什麼值得養成這個習慣的朋友,歡迎參考前文。

但要能輕鬆追蹤與計算自己工作時間,就需要好用的工具,之前我愛用「番茄土豆」,但他有一個缺點,當我跨裝置工作時,一旦從手機換到電腦,或是換不同台電腦,正在計算的工作時間都要被中斷。

於是經過電腦玩物讀者朋友的推薦,我試用了在國外也很受好評的:Toggl 」這個服務,他是針對專業團隊裡多人統計工時的雲端工具,但個人使用也可以,並且個人使用免費!而對我來說她的最大特色就是:無論手機、電腦正在計算中的工時,換一台裝置也依然繼續同步追蹤計時,這更符合現代人跨裝置處理任務的習慣。

使用了一個多禮拜後,我個人決定從番茄土豆,轉換成使用「 Toggl 」來當作我的「精算工時」工具了。

1. 特殊優點:計時器在手機、電腦與網頁端自動同步


「 Toggl 」是雲端服務,功能最完整的是他的「網頁版」,但是他也有同時推出電腦軟體、手機 App、 Chrome 瀏覽器套件等工具,幫助我們在各種裝置上計時。

而我最喜歡的「跨裝置同步計時」是什麼意思呢?

例如我現在在 Windows 電腦的「 Toggl 」桌面軟體開始一個任務計時。


假設我換到其他電腦的 Google Chrome 瀏覽器上,打開「 Toggl 」的 Chrome 計時器套件,會發現也正在同步追蹤同一個任務,並且計時的時間同步。

然後如果我忽然換到手機上工作,或是要開始移動工作,從手機打開「 Toggl 」 App ,會發現電腦端的計時依然繼續,並且彼此之間都能即時同步。

這樣一來,我就不用為了跨裝置工作而打斷任務計時了,而且「 Toggl 」的同步確實很順暢即時。

2. 舒服的介面


想要試試看的朋友,建議優先從「 Toggl 」網頁端開始,進入網站,註冊一個免費的新帳號就可以開始。

第一次進入「 Toggl 」的介面,或許會被很多功能嚇到,畢竟因為她是給專業團隊計算工時使用的,但個人來說不需要那麼多功能,你也不用理左邊額外的許多選項,就是專注在:

  • 「 Timer 」:追蹤計算每日任務工時。
  • 「 Dashboard 」:統計時間使用數據。
  • 「 Project 」:建立你的任務專案追蹤。

這三個項目即可。

而且「 Toggl 」的介面我覺得很舒服,清晰易讀,運作速度也很快。

3. 紀錄工作時間


想要開始追蹤自己的工作時間,只要從「 Toggl 」的任何軟體、 App、 網頁中,點選右上方的綠色[ Start ]按鈕即可開始。

開始後你可以選擇這個任務屬於哪個專案,並輸入任務名稱。

4. 同一個任務可隨時暫停與繼續計時


很多時候,我們不是一次就能完成一個任務,例如我要「測試 Toggl 」,這個任務可能在好幾天裡的不同時間進行,也可能在同一天裡的不同時段進行,每一次或許十幾到三十分鐘。

但是在「 Toggl 」中有一個很棒的設計,這些同一個任務就算分散時間點執行,都可以當作同一個任務來計時

只要我們在輸入任務名稱時輸入相同的名稱。或者是找出上一次任務的紀錄,點擊任務右方的[繼續開始]按鈕,就能針對同一個任務繼續計時。

這就讓「 Toggl 」網頁端的時間記錄表不會很雜亂,可以針對相同任務準確計算工時。

然後在統計表中,也可以看到每個任務的統整工時,與你的時間分配結果。

5. 也可以當番茄鐘使用


「 Toggl 」不是番茄鐘,不過他也內建了番茄鐘工作法需要的功能。

在「 Toggl 」的電腦軟體、 Chrome 外掛中,可以到設定勾選「番茄鐘計時」,這時候可以設定你的番茄鐘時間長度,例如每隔 25 分鐘提醒你休息。

所以要把「 Toggl 」當作番茄鐘來使用,也無不可。

6. 設定勿忘計時提醒

最後,這類時間追蹤工具,最怕的就是自己沒辦法養成隨時計時的習慣,而「 Toggl 」貼心的在電腦端、 Chrome 套件端提供了「提醒我記得計時」的設定,進入「 Reminder 」頁面,可以設定每天的工作時段如果我忘了開始計時,就會提醒我。

使用了一個多禮拜後,「 Toggl 」成為我目前很喜歡的時間追蹤工具之一,有需要的朋友也可以試試看。

延伸閱讀相關文章:



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2016年10月23日 星期日

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做報表一秒生出各種類統計圖表教學! Excel Google 試算表通用
Saturday, October 22, 2016 8:27 PMesor huang

當你完成了一份試算報表,羅列整理了大量數據後,為了讓一些「比較」與「分析」更具體,你應該會想製作各種類的「統計圖表」,例如用直條圖比較優劣、用折線圖展示趨勢、用堆疊圖(面積圖)呈現各部分在整理所佔比例的關係等等,讓你呈現報告時更有力量。

我之前在製作周勝輝老師的《銷售的科學:如文案一般的說話,像心理師一樣的觀察,40個讓客戶買單的提案技巧》這本書時,對裡面解析圖表用途的一段話印象深刻:「圖表要看『勢』,如果要看細節,就看數字報表會更仔細,所以我們必須要將數字轉為『勢』,以便客戶在瞬間就能理解整個圖表態勢。」

但是要怎麼將「一大堆的數字」,轉換成一張具體呈現態勢的「好圖表」呢?有時候製作圖表可能真的很花時間,而且對初學者來說,要去分析轉化這些數字,或是挑選一種適合的圖表來呈現並不容易,這時候怎麼辦?

如果你還不是圖表製作大師,還摸不清你的數字應該換成什麼圖表好。
或者你真的很趕時間,需要趕快做出一份好報表。
甚至是你報告時臨時需要一張統計圖表。

遇到上面這些情況,我們可以試試看微軟 Excel 軟體」與「 Google 試算表」內建的「自動建議圖表」功能,幫我們一秒生出「適合目前數據」的各種類可用好圖表,還可以當「數據分析助理」來使用喔!

你可能還對這個有興趣:免費 Excel Google 試算表範本下載百種專業工作表格

一, Google 試算表的「探索」與「建議圖表」



在 Google 試算表中,右下方有一個叫做[探索]的功能,簡單來說,這個功能會自動分析報表的資訊,提供我們各種建議。

在 Google 文件與簡報中,也有這樣的[探索]功能,以簡報來說,探索功能就可以用來:Google 懂自動設計簡報! Google 簡報推出智慧型簡報版面設計

  • 2. 插入自動統計的函式

例如我可以圈選某一段範圍的資料,這時候[探索]列會自動分析出他的加總、平均值、大小值。

而且我可以拖曳像是「平均值」到表格中,就會自動建立統計函式( Google 試算表的函式還有很多利用,例如:Google 試算表自製全自動多國語言翻譯機,範本下載)。

  • 3. 查看自動產生的「分析文字報告」與「統計分析圖表」

或者我簡單選擇試算表中的某個區域,這時候右方的[探索]會呈現出這整個區域的各種統計統表與分析。

例如他製作出了一個根據年份的各單位每年營業額趨勢圖,我可以把這個折線圖直接插入我的試算表中。

而且注意看,它下方還會提供一些文字分析報告,例如這裡出現的是 A單位與 B單位在 2016 年有上升趨勢,也會出現像是 A 單位可以代表全體的 52% 這類的分析。

利用[探索],可以提供我們分析報表很多具體的提示。

  • 4. 將自動產生的圖表插入表格中

如果你覺得 Google 試算表[探索]功能自動產生的某張圖表正是你要的,可以直接插入試算表中,也可以再做一些修改。

我之前個人的家庭理財方法,就利用這個[探索]功能產生記帳每月統計圖表,如果想學我的多人家庭記帳方法,可以參考下面兩篇文章:


  • 5. 針對特別欄位快速插入圖表

如果探索功能裡,沒有出現你要的統計圖呢?

這時候可以先選擇某個區域的欄位(可以只點其中一格,也可以圈選你要的範圍),然後按下右上方功能列裡的[插入圖表]。

  • 6. 插入 Google 建議的圖表

這時候一樣會分析你指定區域的所有數值,然後推薦你最適合這群數字的統計圖種類。

有時候 Google 建議的比較中規中矩,你也可以切換到[圖表類型]頁面,這時候所有支援你指定數字的圖表都可以點選,直接點選,就會在右方自動繪製出圖表了。

二, Excel 圖表的「建議圖表」

  • 1. 善用 Excel 的建議圖表功能


微軟的 Excel 中也有同樣的功能,讓我們不再覺得製作圖表是難事。

只要點選某個欄位,也不用圈選想要的範圍(尤其當你不確定應該圈選什麼範圍時),在 Excel 中切換到[插入]分頁,然後選擇[建議圖表]。

  • 2.插入自動建議的圖表

這時候 Excel 也會顯示出所有適合這個區域數字的統計圖,我們只要根據需求,挑一個適合的插入即可。
  • 3. 切換更專業的統計圖

同樣的, Excel 優先建議的也會是比較中規中矩的圖表,如果你有自己的其他想法,可以切換到[所有圖表]頁面。

這時候一樣可以直接點選你要的圖表, Excel 就會根據表格裡的數字,想辦法畫出可用的統計圖囉!

有了 Google 試算表、 Excel 這樣的「自動建議圖表」功能,即使圖表新手也不用再害怕搞不清楚怎麼設定數值、不需害怕不知道該用哪種類型圖表好,因為當簡報需要圖表時,「一秒鐘」就能產生適合的圖表。更重要的是:

你甚至可以把這個「建議圖表」當作一種「分析助理」,如果一份報表一堆數字看不懂,你只要打開「建議圖表」,就等於 Google 試算表與 Excel 快速幫你做出「有效分析」。


也就是一開始我提到周勝輝老師說的:「我們必須要將數字轉為『勢』,以便客戶(或自己)在瞬間就能理解整個圖表態勢。」這是工作上很值得好好利用的功能。

延伸閱讀相關文章:


轉貼本文時禁止修改,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang(異塵行者),及附上原文連結:做報表一秒生出各種類統計圖表教學! Excel Google 試算表通用


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