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做報表一秒生出各種類統計圖表教學! Excel Google 試算表通用
Saturday, October 22, 2016 8:27 PMesor huang

當你完成了一份試算報表,羅列整理了大量數據後,為了讓一些「比較」與「分析」更具體,你應該會想製作各種類的「統計圖表」,例如用直條圖比較優劣、用折線圖展示趨勢、用堆疊圖(面積圖)呈現各部分在整理所佔比例的關係等等,讓你呈現報告時更有力量。

我之前在製作周勝輝老師的《銷售的科學:如文案一般的說話,像心理師一樣的觀察,40個讓客戶買單的提案技巧》這本書時,對裡面解析圖表用途的一段話印象深刻:「圖表要看『勢』,如果要看細節,就看數字報表會更仔細,所以我們必須要將數字轉為『勢』,以便客戶在瞬間就能理解整個圖表態勢。」

但是要怎麼將「一大堆的數字」,轉換成一張具體呈現態勢的「好圖表」呢?有時候製作圖表可能真的很花時間,而且對初學者來說,要去分析轉化這些數字,或是挑選一種適合的圖表來呈現並不容易,這時候怎麼辦?

如果你還不是圖表製作大師,還摸不清你的數字應該換成什麼圖表好。
或者你真的很趕時間,需要趕快做出一份好報表。
甚至是你報告時臨時需要一張統計圖表。

遇到上面這些情況,我們可以試試看微軟 Excel 軟體」與「 Google 試算表」內建的「自動建議圖表」功能,幫我們一秒生出「適合目前數據」的各種類可用好圖表,還可以當「數據分析助理」來使用喔!

你可能還對這個有興趣:免費 Excel Google 試算表範本下載百種專業工作表格

一, Google 試算表的「探索」與「建議圖表」



在 Google 試算表中,右下方有一個叫做[探索]的功能,簡單來說,這個功能會自動分析報表的資訊,提供我們各種建議。

在 Google 文件與簡報中,也有這樣的[探索]功能,以簡報來說,探索功能就可以用來:Google 懂自動設計簡報! Google 簡報推出智慧型簡報版面設計

  • 2. 插入自動統計的函式

例如我可以圈選某一段範圍的資料,這時候[探索]列會自動分析出他的加總、平均值、大小值。

而且我可以拖曳像是「平均值」到表格中,就會自動建立統計函式( Google 試算表的函式還有很多利用,例如:Google 試算表自製全自動多國語言翻譯機,範本下載)。

  • 3. 查看自動產生的「分析文字報告」與「統計分析圖表」

或者我簡單選擇試算表中的某個區域,這時候右方的[探索]會呈現出這整個區域的各種統計統表與分析。

例如他製作出了一個根據年份的各單位每年營業額趨勢圖,我可以把這個折線圖直接插入我的試算表中。

而且注意看,它下方還會提供一些文字分析報告,例如這裡出現的是 A單位與 B單位在 2016 年有上升趨勢,也會出現像是 A 單位可以代表全體的 52% 這類的分析。

利用[探索],可以提供我們分析報表很多具體的提示。

  • 4. 將自動產生的圖表插入表格中

如果你覺得 Google 試算表[探索]功能自動產生的某張圖表正是你要的,可以直接插入試算表中,也可以再做一些修改。

我之前個人的家庭理財方法,就利用這個[探索]功能產生記帳每月統計圖表,如果想學我的多人家庭記帳方法,可以參考下面兩篇文章:


  • 5. 針對特別欄位快速插入圖表

如果探索功能裡,沒有出現你要的統計圖呢?

這時候可以先選擇某個區域的欄位(可以只點其中一格,也可以圈選你要的範圍),然後按下右上方功能列裡的[插入圖表]。

  • 6. 插入 Google 建議的圖表

這時候一樣會分析你指定區域的所有數值,然後推薦你最適合這群數字的統計圖種類。

有時候 Google 建議的比較中規中矩,你也可以切換到[圖表類型]頁面,這時候所有支援你指定數字的圖表都可以點選,直接點選,就會在右方自動繪製出圖表了。

二, Excel 圖表的「建議圖表」

  • 1. 善用 Excel 的建議圖表功能


微軟的 Excel 中也有同樣的功能,讓我們不再覺得製作圖表是難事。

只要點選某個欄位,也不用圈選想要的範圍(尤其當你不確定應該圈選什麼範圍時),在 Excel 中切換到[插入]分頁,然後選擇[建議圖表]。

  • 2.插入自動建議的圖表

這時候 Excel 也會顯示出所有適合這個區域數字的統計圖,我們只要根據需求,挑一個適合的插入即可。
  • 3. 切換更專業的統計圖

同樣的, Excel 優先建議的也會是比較中規中矩的圖表,如果你有自己的其他想法,可以切換到[所有圖表]頁面。

這時候一樣可以直接點選你要的圖表, Excel 就會根據表格裡的數字,想辦法畫出可用的統計圖囉!

有了 Google 試算表、 Excel 這樣的「自動建議圖表」功能,即使圖表新手也不用再害怕搞不清楚怎麼設定數值、不需害怕不知道該用哪種類型圖表好,因為當簡報需要圖表時,「一秒鐘」就能產生適合的圖表。更重要的是:

你甚至可以把這個「建議圖表」當作一種「分析助理」,如果一份報表一堆數字看不懂,你只要打開「建議圖表」,就等於 Google 試算表與 Excel 快速幫你做出「有效分析」。


也就是一開始我提到周勝輝老師說的:「我們必須要將數字轉為『勢』,以便客戶(或自己)在瞬間就能理解整個圖表態勢。」這是工作上很值得好好利用的功能。

延伸閱讀相關文章:


轉貼本文時禁止修改,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang(異塵行者),及附上原文連結:做報表一秒生出各種類統計圖表教學! Excel Google 試算表通用


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2016年10月22日 星期六

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如何 Google 試算表多人共用不出錯?保護儲存格工作表範圍技巧
Friday, October 21, 2016 8:45 PMesor huang

Esor ,請問當多人共用 Google 試算表時,我可不可以設定誰能編輯某些儲存格(表格欄位),誰不能編輯某些儲存格呢?」這個問題常常在我的信箱、部落格留言、課堂討論上出現,但是有時候我自己也會「忘記」其實 Google 試算表有這個功能。

為了讓自己確實記住,也幫助有這個問題的朋友找到解決方法,我決定來寫成一篇教學文章。

其實這是 2012 年左右就出現的功能了,我們可以在 Google 試算表中設定「保護範圍」,顧名思就是在一份允許多人共同編輯的試算表中,限制「特定範圍」的編輯權限,讓某些人可以修改這幾欄資料,某些人卻不能改動。

例如我要在一份年度業績報告中,想要「單獨開放某列欄位」是「明年業績目標」,要讓每一個組員自己上去填寫自己的明年目標,但是在填寫時,他們不能修改他人的欄位,也不會動到我上面已經統計好的其他資料。


這時候我要怎麼做呢?下面我分成幾種「實際情況」,來說明 Google 試算表「保護範圍」功能的應用。

1. 只開放表格中的特定欄位給特定人編輯


如果我共用了一份 Google 試算表給多人,但我只想針對每個人開放不同的編輯欄位,例如 A 可以編輯 A 列、 B 可以編輯 B 列,但彼此都不能修改其他資料,這時候,可以像下面這樣做最快

首先一樣先建立我們的 Google 試算表,更多試算表教學可以參考:Google 試算表活用教學:你可能還不知道的10個技巧

因為我要讓多人一起編輯這份試算表,所以首先我一樣要共用這份試算表給所有人的,並且開放[允許編輯]的權限。

關於 Google Drive 權限設定,可以參考:Google Drive 共用檔案潛規則,與救回他人誤刪檔案

這時候所有共用的人都能編輯整份試算表,怎麼辦呢?

我會這樣做,在下方的[工作表]標籤上編輯右鍵,選擇[保護工作表],先把整頁工作表「鎖起來」。

點下保護工作表後,右方會出現設定清單,我可以幫這個設定「取一個名稱」,例如「現在 John 只能編輯 F 單位資料」。

然後要「勾選」「特定儲存格除外」,也就是:整份工作表都禁止其他共用者編輯,除了我指定的特定儲存格。

然後在下方的欄位,點擊[表格]按鈕,到左方圈選你想開放某人編輯的範圍,也可以透過[新增其他範圍],來指定多個區域的儲存格。

設定完成,按下[設定權限]。

接著會彈出設定權限畫面,會列出原本共用這份試算表的所有編輯者,我把不允許他編輯這份[工作表]的人「全部取消勾選」。

以後,這些取消勾選的人,就不能改動這份[被保護工作表]的所有資料,但是,「除了」我前面設定為「除外」的那些儲存格。

於是場景換到對方的編輯畫面,對方會發現她要改動其他欄位時都跳出禁止編輯的畫面。

只有我設為「除外」的 F 單位欄位他可以編輯。

這個「先保護整個工作表」,然後「開放少數儲存格給特定人編輯」的技巧,就能解決開頭提到的問題。

2. 鎖住已經共用的試算表中的特定範圍欄位


或者,如果你只是單純想要限制某些欄位,不讓其他人編輯,也可以這樣做。

在試算表中圈選某一個區域,點擊右鍵,選擇[保護範圍]。

然後一樣在右方的設定欄位中,幫這個保護輸入特殊名稱,選擇[設定權限]。

這時候一樣可以「取消勾選」你不讓他編輯這個範圍的人,以後他就不能編輯這部分區域了。

但因為如果多人共用的話,要一個一個設定很麻煩,所以[第一段教學]先保護工作表的方法,會比較快完成設定。

3. 提醒編輯這個欄位時要特別小心

除了禁止某些人編輯某些儲存格外,也可以針對「重要的資料欄位」,提醒大家編輯時要小心

這時候利用上述方法,但在設定權限時,選擇「編輯這個範圍時顯示警告」。

這樣任何人要編輯受保護範圍時,當輸入編輯內容按下確認後,會先彈出[警告視窗],提醒他可能是意外編輯,要不要[取消],如果他按下[取消],就會還原成原本的內容了。

想要共用 Google 試算表的朋友,這是一個一定要學起來的技巧喔!

延伸閱讀相關文章:


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小圖放大免費線上利器! waifu2x 讓動漫插圖、頭像放大不模糊
Friday, October 21, 2016 6:32 AMesor huang

上週介紹了「 Sharper Scaling 照片放大不失真!神奇免費軟體不輸 Photoshop 」這個免費軟體,可以把照片放大最多「四倍」,而且照片不會模糊、不會失真,可以讓照片依然保持清晰,效果真的很不錯。

在研究那款軟體的過程中,我還發現了一個去年開始在動漫愛好圈很紅的免費線上工具:「 waifu2x,他專門針對「二次元圖片」進行放大處理,你可以丟入各種插圖、圖示、頭像,最多放大兩倍不失真,幫你把「小圖輸出成大圖」,使用到自己的大頭貼、分享圖中。

「 waifu2x 」也可以處理一般攝影照片的放大,但是我實際測試,確實他針對「插畫圖片」放大的效果更好,照片我們還是交給「 Sharper Scaling 」吧!

下面就是我實際拿一張「數位繪圖的圖片」做測試,第一張是 100% 比例的原圖,第二張是經由「 waifu2x 」放大兩倍後 100% 比例的圖片。

可以看到圖片被放大後,確實清晰度還在不錯的範圍。


如何使用「 waifu2x 」呢?

1.
只要進入「 waifu2x 」線上網站,然後在[選擇檔案]處上傳你想放大的圖片,線上版要求檔案要在 5MB 以內(所以真的比較適合數位繪圖圖片)。

2.
接著你可以選擇檔案的原本樣式,如果是繪圖圖片就選「插畫」,如果是攝影照片就選「照片」。

3.
在「去除雜點」處,預設的「中」是比較平衡的選項,但你可以依據產出的成果,來決定要調高去除雜點(圖片會比較平滑),還是要調低去除雜點(圖片會比較銳利)。

4.
放大處,最多可以選擇[放大 2 倍],然後按下[執行即可]。

下圖是我用早期的個人頭像做示範,第一張是原圖的原始大小。

經過「 waifu2x 」放大,下圖是放大圖的大小,我把「去除雜點」調到最高,所以看起來比較光滑,而放大的圖片就可以更容易利用了。

延伸閱讀相關文章:


「 waifu2x 」線上版
「 waifu2x 」軟體版下載

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免費中文語音輸入法實測:訊飛, Swype, Google 語音輸入誰好用
Thursday, October 20, 2016 11:00 PMesor huang

前兩天,看到社群上好多朋友在討論與推薦一款叫做「錄音寶」的大陸製作軟體,可以把錄音檔案用機器或人工轉成文字,據稱對中文的辨識率很高,連標點符號也可以自動添加。於是我很想試試看,尤其想用在練習我的講座課程時的逐字稿製作上。結果很可惜的是在要付費註冊時,卡在沒辦法用台灣手機號碼開通帳號的關卡。

之前其實我介紹過類似免費工具:「三個免費線上語音轉文字工具,做即時中文聽寫筆記」,他們也都堪用,不過都不能辨識標點符號,而且我也想再研究有沒有更厲害的工具。

於是我不甘心,想說都研究到一半,所以便想說改來研究「手機上更好用的中文語音輸入法」好了!看看有沒有中文辨識準確、可以語音輸入標點符號的選擇。

我選了三款手機 App 來做測試,以我自己慣用的 Android 手機為例:訊飛手機語音輸入法、 Google 語音輸入、 Swype + Dragon 語音輸入。

(所以很可惜這次沒有測試到 iOS 的語音輸入,但我相信 iPhone 內建的中文語音輸入也應該滿強大的,例如我知道他可以語音輸入特殊標點符號

「錄音寶」的母公司訊飛還有推出一款 Android 與 iOS 通用的中文輸入法,裡面包含了中文語音輸入功能,我想測試看看這個「訊飛中文語音輸入」是否跟錄音寶的機器辨識一樣強大。


Swype + Dragon 」是我早期就有推薦過的中文手勢輸入法工具,和知名的語音辨識軟體 Dragon 結合後,曾有網友跟我說,「 Swype + Dragon 」可以聽得懂中文標點符號,斷句更有效率。


而「 Google 語音輸入」是內建在 Android 手機的語音轉文字工具,是不是已經堪用?以上就是我這篇要比較的幾個重點。


這三款中文語音輸入工具,我都實際測試了很多次,但不可能把每次結果都列出來,所以我挑了可以代表我的結論的某次測試,來跟大家分享我的心得。

1. Google 中文語音輸入實測結果

  • 優點:
  • 內建在 Android 或 Google 注音輸入法
  • 可離線語音辨識
  • 中英文簡單混合可以更好的正確辨識

  • 缺點:
  • 不能語音輸入標點符號,也無法自動輸入標點符號

我們直接從我的測試結果看起,下面是 Google 中文語音輸入的測試結果:

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基本上大多數內容都可以正確辨識成功,有少數幾個錯字可能是我剛好發音不準,但也有一些是語意辨識的問題,例如「尚」。

另外有一個上述例子無法顯示的優點,就是 Google 語音輸入在辨識「中英文夾雜」的內容時,我的經驗是有比其他兩款輸入法更好的效果。

但最大問題是 Google 語音輸入還不支援標點符號的語音輸入,雖然可以看到它會「在我的語音停頓處用空格斷句」,不過事後會需要自己再做一些標點整理。

基本上 Google 語音輸入不需要額外設定,但是如果你想離線辨識語音,那麼就在上圖的語音辨識畫面中,點擊[設定],然後選擇[離線語音辨識],下載中文英文等語音套件即可。

Google 的語音辨識不只可以用在手機,像是在「 Google 文件」輸入時,也可以:「支援聽寫! Google Docs 新增中文語音輸入功能」。

2. 訊飛中文語音輸入

  • 優點:
  • 可自動斷句,自動輸入基本標點符號(可全形)
  • 聽得懂中國各省方言
  • 可離線語音辨識
  • 中英文簡單混合可以正確辨識

  • 缺點:
  • 不能語音唸出想要的特殊標點符號
  • 沒有內建台灣用戶常用的注音、倉頡等輸入法
訊飛中文輸入法 Android 下載
訊飛中文輸入法 iOS 下載

下面是訊飛中文語音輸入的測試結果:

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訊飛的辨識內容大多數很準確,偶爾有一兩個錯字,也可能和我的發音有關,因為根據我反覆測試了很多不同版本下,「訊飛中文語音輸入」確實相對在語意辨識上又比其他兩款輸入法更準確一些。

但必須要說,這個差距「始終沒有太大」,應該說現在像是 Google 語音輸入、 iPhone 語音輸入、 Swype 語音輸入到訊飛語音輸入都已經有一定水準之上了。

而「訊飛中文語音輸入」其實最棒的特色是:「可以自動斷句,自動輸入逗點與句點」。你可以看到上方案例中,在我語氣停頓處都會自動輸入逗點,而在停止錄音時就輸入句點。並且是中文常用的全形標點符號!

如果你想要離線語音輸入,那麼可以進入「訊飛輸入法」的設置中,下載離線語音。

另外我建議到更深一層的輸入法設置哩,在「語音設置」中,開啟「句尾智能添加標點」功能,以及拉長「說話結束等待時間」,這樣可以更順利將一整段話轉成文字。

3. Swype + Dragon 中文語音輸入

  • 優點:
  • 可唸出特殊標點符號來輸入(可惜是半形)
  • 中英文簡單混合可以正確辨識

  • 缺點:
  • 沒有離線語音辨識

下面是 Swype 中文語音輸入的測試結果:

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整體來說 Swype 的中文語音辨識結果也是堪用的,不過在我更多次的測試下,我覺得準確度是:訊飛 > Google 語音輸入 > Swype ,但三者的差別其實是很小的。

而 Swype 最大的特色是「可以語音唸出標點符號」,例如逗點、句點、問號、冒號等都能辨識,不過還是有個大問題,就是像逗點、問號,輸出時卻是「半形符號」,而非中文裡應該使用的全形符號。

不過可以語音輸入標點符號,這就讓斷句一定會準確。

總結來說,這篇文章裡針對 Android 手機測試的三種中文語音輸入法,可以用「需求情境」來比較:
  • Google 語音輸入:直接內建手機,滿足一般需求,適合較簡短的語音筆記轉文字時使用。但事後要自己整理標點符號。

  • 訊飛語音輸入:因為要另外安裝一整個不一定用得到的輸入法軟體,所以適合「真的很需要中文語音輸入」的朋友使用,適合較長的語音直接轉文字,因為會自動斷句與插入標點符號,事後花更少時間整理。

  • Swype 語音輸入:以實際使用情境來說,一般人正常講話「不會唸出標點符號」,所以這個語音輸入更適合「想用唸稿方式騰稿」的使用者。


以上是我的分析,也很期待有 iOS 使用者,也能分享跟 iOS 內建語音輸入的測試結果。

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