2016年11月20日 星期日

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[筆記術-5] KPT 日記法,不問優缺點但有效改進的工作反省日誌
12:05:00 AMesor huang

在我的「筆記術」系列文章中,介紹一些具體、有效的「筆記格式」、「筆記方法」,解決我們工作或生活中面對的各種問題。而今天想要跟大家介紹的,是很多年前在日本曾經蔚為流行的「 KPT 方法」。

「 KPT 方法」其實並非專門針對做筆記的方法,他是一種類似「看板管理」的公司管理方法,日本還出了幾本相關的書籍,所謂的「 KPT 」,是 Keep(保持)、 Problem(問題)、 Try(嘗試) 三個關鍵字的縮寫,利用這個方法聚焦在生產流程的改進,提升每一次產品的競爭力。

不過既然「 KPT 方法」可以用在公司流程的改進,那麼運用到「個人的改進」上,也無不可,我自己的實驗,就覺得「 KPT 方法」很適合用來寫個人的工作日誌,在作為思考與學習的筆記時也很有幫助。

因為筆記有一個核心的目的是「改進」,而 KPT 正是以「 Try 」的下一步改進為核心來運轉。

@什麼是 KPT 法?核心精神是「下一次如何更好? 」


「 KPT 方法」的精神是幫助我們有技巧的「釐清」與「聚焦」下面三個反省關鍵:
  • Keep(保持):歸納哪些部分是下一次要繼續維持的。
  • Problem(問題):找出哪些部分是這一次還有疑問的。
  • Try(嘗試):提出哪些下一次可以改進的測試?

我們一般工作日誌或許會簡單歸納優缺點,但「 KPT 方法」 並非是寫出優缺點,而是在思考「讓下一次變得更好」的方法。

所以「 KPT 方法」 的自我提問都跟「下一次怎麼做會更好」有關,「 Keep 」就是下一次還可以繼續這樣做的地方(而不是單純的指優點或成功),「 Problem 」則是這一次發現但尚未解答的疑問(也非單純就是指缺點)。

最重要的是全力集中在「 Try 」上面,所謂的「 Try 」就是根據 Keep 與 Problem 的反省結果,提出下一次如果怎麼做「有可能」更好的改進測試!要注意的是,這並非是構想真正的解決辦法,因為事實上我們通常不知道哪個方法才是最佳解法,唯有「先測試後才知道」。

所以一個有效的 KPT 法,通常會畫成下面這樣的表格,填寫內容的方式大概如下:

Keep(保持)

Try(嘗試)

電腦玩物主題很專注在數位工作。

Esor每天早起寫草稿。

Esor每天晚上整理今日的新思考。

每天晚上先把新資訊清空,讓早上可以有效接收真正的少量新資訊。

整理目前的接收清單,讓有效聚焦在少數優質的資訊來源上。

Problem(問題)

應該什麼時間接收新資訊?早上接收好像有點浪費時間?但不接收可能錯過重要即時消息?

另外也要提醒大家的是,「 KPT 方法」 核心是「流動,關鍵行動是「 Try 」的「測試」。

為什麼是流動的呢?因為這一次的測試,如果發現了某些值得保持( Keep )的方法,那麼就會進入下一次 KPT 反省的 Keep 中。同樣的,如果這次測試發現新的疑惑,就會進入下一次 KPT 的 Problem 中。因此這裡面的內容會是流動的。

@為什麼要使用 KPT 法?


「 KPT 方法」有幾個地方值得我們借鏡,首先就是他「不問優缺點」的特色,我們在過去的反省中常常陷入討論優缺點的迷失,容易隱惡揚善,或是陷入自我否定,卻忘記其實這一次的優缺點不重要,重要的是下一次怎麼做才會更好,而「 KPT 方法」的反省方式全部聚焦在下一次行動。

所以「 KPT 方法」 的紀錄方式,可以幫助我們有效的自我理清,快速建立架構,一方面能累積能力中值得保持的部分,一方面又能聚焦在改進能力上。

如果用 KPT 法來寫日記,我覺得對工作反省、個人反省也是會有幫助的,因為這樣的反省日記更可以幫助我們「累積自信」並「自我成長」。

自信不是來自於相信自己很好,因為你很快就會發現還有更多比自己更好的人,這種虛假的自信就會毀滅。真正的自信,來自於「相信自己可以改變」,小改變也沒關係,愈常實現這種改變的人,就會愈相信,於是就擁有了很難被毀滅的自信。

而 KPT 日記法正是聚焦在這些小改變上。

@KPT 法的應用:


上面是 KPT 的基本方法,我們當然可以自由調整裡面的一些細節,應用在不同工作或生活需求中,下面我就來做一些舉例。
  • 1.用 KPT 討論會議:

你可以在白板上畫出 KPT 的表格,然後針對三個方向討論:

Keep:我們應該維持的競爭力。
Problem:我們目前的問題點。
Try:我們下次要嘗試的改變點。

這個表格對於鳥瞰和歸納很有幫助。


我們可以嘗試用 KPT 法,當作公司裡團隊成員回報工作日誌的「格式」,如果以每日工作回報來看,可以這樣做:

Keep:今日執行的任務
Problem:任務中未解決的問題
Try:之後要嘗試解決問題的方案

這個格式幫助主管可以有效評估每個員工的生產力,也同時知道每個員工是否有真正在思考自己的工作。相對的,這個格式也幫助員工在寫自己工作回報時少一些隱惡揚善,多一些真正對工作改進的探索。


而我很推薦大家可以試試看用 KPT 方法來寫日記,或是寫自己的工作反省:

Keep:覺得自己應該繼續維持的習慣。
Problem:反省可能有問題的某些習慣與步驟。
Try:思考如何解決問題的具體方法,並下一次實際測試看看。

我上面舉例的表格,就是在這個概念下完成的。


其實我們也不一定侷限現在方法上,如果靈活運用 KPT 法,那麼做為學習研究時的筆記方法也很有幫助:

Try:把任何想要測試看看的步驟都寫出來。
Try 確認過的:進入 Keep
Try 後有疑問但未解決的:進入 Problem
從 Keep進入Try:繼續思考就算是既有方法還有沒有可以改善的?
從 Problem 進入Try:繼續測試來解決那些未解決的問題?

所以說 KPT 法是一個流動的筆記法,他不是分析出固定不變的優缺點,而是在不斷測試中,去找出更好還要更好的做法。大家可以參考我之前分析學習筆記方法的文章一起比較:「做好大人的學習筆記:如何開始建立你的技能系統?

這才是寫筆記、寫日記的目的。

@適合 KPT 法的工具:


那麼有沒有哪些工具適合做 KPT 筆記呢?

首先你可以在紙本筆記中畫出 KPT 的表格,如果用來寫日記,可以每天一個 KPT 反省表,而且最好今天的 KPT ,是昨日 KPT 測試結果的延續,這樣就能非常有效的累積與成長。

另外你當然也可以在各種數位筆記裡做 KPT ,如果你想保持表格的格式,我也提供我的「 Evernote KPT 表格範本」給大家參考與下載使用。

或者其實你不一定要用表格,例如我自己常常使用的「三層筆記法」,也可以把三層架構改成 KPT 架構來使用。

還是你用 Trello 的話,可以做出 KPT 三個列表,來管理隨時流動的三種思考或任務。

以上,就是跟大家分享我實驗了一段時間的 KPT 筆記法,希望對大家有幫助。

延伸閱讀相關文章:




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2016年11月19日 星期六

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線上免費玩百款知名桌遊 Board Game Arena 全是中文版遊戲!
7:56:00 PMesor huang

桌上遊戲雖然是拿著實體的紙牌、道具、骰子,在面對面的桌子上和親朋好友一起玩最有趣,不過,如果桌遊癮犯了,或是偶爾想輕鬆遊玩一下,不一定立刻都邀得到朋友來一起玩桌遊。

所以很多桌遊玩家都知道可以利用 App 或線上網站,隨時找到其他陌生真人玩家,或是電腦對手一起開局玩遊戲。我之前在電腦玩物也介紹過幾款:


而今天要推薦的是很多資深桌遊玩家都知道的一個線上網站:「 Board Game Arena 」,簡稱 BGA ,在這個網站中目前收錄了「上百款知名桌遊」,可以「免費」線上開局遊玩,不怕找不到「真人玩家」,更棒的是,這些桌遊幾乎都有「中文化線上教學」、「中文遊戲介面」,讓台灣玩家也可以很輕鬆上手。

「 Board Game Arena 」目前收錄的桌遊包含了:

  • 石器時代
  • 四季物語
  • 卡卡頌
  • 花火
  • 矮人礦坑
  • 傳奇發明家
  • 各種桌遊
  • 各種棋類
  • 各種牌類遊戲

總共百種,除了不乏經典的桌上遊戲外,「 Board Game Arena 」還不時會更新最新的桌遊線上版,讓玩家永遠玩不膩。

Board Game Arena 」的進行方式很簡單,首先進入網站後,在右上方註冊或登入你的帳號。

選擇幾款你感興趣的桌遊,接著在「開始遊戲」首頁中,會優先顯示目前正在開局,等待玩家加入的這幾款桌遊列表,讓你輕鬆就能找到可以立即加入遊玩的桌遊。

以我所選擇的桌遊來看,像是卡卡頌、四季物語、石器時代等遊戲,都有很多玩家持續開局,你不怕找不到玩家,「 Board Game Arena 」網站上也同時都有幾千人一起上線

而且「 Board Game Arena 」上的遊戲大多有中文化(雖然有些看起來是 Google 翻譯,但還好最近 Google 翻譯的 AI 進化了!),無論是遊戲的進行介面,甚至是「卡牌顯示的內容」,幾乎都有中文翻譯,對台灣玩家玩起來更輕鬆。

你也可以透過「 Board Game Arena 」來學習新的桌遊玩法。

點進你感興趣的某個桌遊遊戲,都會有「如何開始玩遊戲」的教學頁面,而且在「遊戲規則處」會有中文的桌遊教學文章連結,通常連到台灣桌遊玩家的一些教學文章介紹網頁。

此外在教學頁面中,還有「觀看進行中遊戲」的功能,你可以看其他真人玩家玩一局,了解怎麼玩這個遊戲的方法。

可觀看他人遊戲」是一個很棒的設計,還可以隨時暫停與重播,對於掌握遊戲玩法來說很有幫助。

在「 Board Game Arena 」上,你可以隨時加入他人已經開局的遊戲,或是自己開局一場遊戲。

像是下圖是「 Board Game Arena 」上一款很熱門的叫做「欲罷不能」的短時間小桌遊,加入遊戲後,中間會顯示遊戲畫面,右邊顯示對戰的玩家與分數。

遊戲進行頁面下方,甚至也會有中文的簡單遊戲規則說明。

遊戲進行中,玩家也可以隨時認輸。

基本上「 Board Game Arena 」玩所有桌上遊戲都是免費的。

唯一的限制是,僅有付費俱樂部會員有權「開局」某幾款特殊的桌遊,例如卡卡頌,但免費會員可以加入已開啟之遊戲桌。例如其他付費會員開了卡卡頌,我是免費會員,只要加入這一局,一樣可以玩。

而且「 Board Game Arena 」上的大多數遊戲,免費會員也都能自行開局。

「 Board Game Arena 」是這幾年來最知名的線上桌遊網站之一,她仍然在持續更新好玩的桌遊,並且有全面的中文化,很值得推薦給台灣的桌遊玩家。

延伸閱讀相關文章:

「 Board Game Arena 」網站

轉貼本文時禁止修改,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang(異塵行者),及附上原文連結:線上免費玩百款知名桌遊 Board Game Arena 中文教學遊戲介面



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2016年11月18日 星期五

電腦玩物

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台灣開發 PlotDB 製作百種動態視覺圖表,不需寫程式也能上手
8:31:00 PMesor huang

你有時候會在網路文章中看到一些讓人驚艷的圖表,例如可以互動旋轉的地球上顯示各地區資料。或者你會在一些精緻的簡報中看到設計很有特色的長條圖、折線圖、趨勢圖。問題是,這些圖表要怎麼做出來呢?一般的 Excel 或 Google 試算表似乎無法解決這個問題?這時候,「 plotDB 」就派上用場了。

「 PlotDB 」是由台灣的「資料視覺化」團隊開發的線上動態圖表製作工具,它提供了上百種動態圖表樣式,用戶只要上傳資料表格,就能套用樣式,製作出吸睛且多樣化的圖表,不需懂寫程式,也不需懂設計,都能快速上手。

我之前在電腦玩物也介紹過不少線上圖表工具:


而「 PlotDB 」無論在視覺圖表的高品質、多樣性,和製作的簡易程度上,確實都有其獨特的特色,非常值得推薦給需要繪製視覺圖表的朋友。

1. 選圖表樣式


「 PlotDB 」在操作上可簡單,可複雜。簡單的話,對像我這樣沒有程式與設計功力的人,也可以輕鬆上手。但其複雜的一面又讓懂得寫程式與設計的人可以自由調整。

這篇文章,我就從簡單的一面講。

進入「 PlotDB 」網站,針對自己想要的資訊圖表樣式,選擇一張首頁的圖表模板,進入其中。看到有很多功能先別害怕,大多數都不一定要用到。

2. 匯入需要的資料


接著先拉到網頁下半部的「 Data Binding 」,從「 New Dataset 」按鈕,上傳你的表格資料。

你也可以透過「 PlotDB 」網站直接建立表格資料。

3. 拖曳填入資料欄位


點選左方表格清單裡自己的表格資料,然後會看到右方自動拆解出表格裡的各個欄位,每個欄位用一張卡片來表示。

把上方「待用」的卡片,拖曳到下方的「圖表所需列表」中即可。

例如下圖中,我把「單位」欄位拖曳到圖表的「 Order 」,把「每年份欄位」拖曳到「 Values 」列表。


這樣一來,上方的視覺圖表,就會根據我拖曳的卡片數值,自動產生新的圖表內容了。

4. 可查看每個圖表的資料類型如何建立


你可能會問,每個圖表的資料類型都不太一樣,如果我沒有概念,不知道怎麼建立資料表格麼辦?

放心,「 PlotDB 」有一個很貼心的設計,捲動到最下方,會有一個「 Check the Sample Data 」連結,點擊後,可以看到「針對這個視覺圖表的資料表格範本」,從範本中你就知道怎麼建立適合的資料表了。

5. 線上產生圖表

完成我需要的視覺圖表後,「 PlotDB 」提供了下載按鈕,我可以把圖表下載成 PNG 或向量圖檔。


例如下圖就是我透過「 PlotDB 」製作完成的視覺圖表。

另外因為「 PlotDB 」有許多動態的視覺圖表,這些動態圖可以透過「 Share 」按鈕獲得嵌入其他網頁的語法,就能在你的網站中顯示動態視覺圖囉!

這個由台灣團隊製作的「 PlotDB 」線上視覺圖表工具非常強大,目前 Beta 期間開放免費測試,未來應該會採取部分免費、部分收費的形式,推薦大家試試看。

延伸閱讀相關文章:


「 PlotDB 」網站

轉貼本文時禁止修改,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang(異塵行者),及附上原文連結:台灣製造 PlotDB 製作百種動態視覺圖表,不需寫程式也能上手



知名專案管理工具 Asana 推出類似 Trello 看板,視覺化工作流程
3:45:00 AMesor huang

「 Asana 」是非常知名的專案管理雲端服務,特別針對團隊合作有很細密的管理功能,像是 LinkedIn、 Airbnb、 Uber 等都使用 Asana 做專案管理,就我所知台灣也有不少創業團隊、中小企業使用。「 Asana 」的創辦人還是當年與馬克·扎克伯格一起創辦 Facebook 的元老之一,目前依然是 Facebook 大股東,後來他離開 Facebook ,在 2008 年開始創辦「 Asana 」至今。

「 Asana 」原本的特色就是邏輯層次非常分明的清單管理系統,可以根據專案、任務、子任務等多層級整理專案,並設定每一個任務的時間、負責人與檔案資料等細節。在團隊的專案管理中,每個執行者可以過濾出不同專案中指派給自己的任務,並且跟其他成員一起在任務中進行討論。

作為「專案管理軟體」,「 Asana 」最大的競爭者之一就是以視覺看板為介面的 Trello ,所以今天看到 Asana 也推出類似 Trello 看板的管理功能,可以說強化競爭力的企圖心十足。

那麼「 Asana 」的類似 Trello 看板功能有沒有什麼特色呢?

我認為最大的特色就是因為 Asana 一個任務可以連結多個專案,所以假如我有五個專案正在進行,我可以「用一個看板,去管理五個專案不同進度的任務」,讓我下面為大家做一個介紹說明。

下圖是「 Asana 」上的專案任務管理畫面。

假如我想新增最新的看板介面,先點擊上方紅色的[+],新增一個專案( Project )。

新增專案時,把「 Layout 」選項切換到「 Board 」。

這樣一來,就可以用類似 Trello 的看板介面,來管理專案的進度。

這樣視覺化的工作流程,對很多工作者來說瀏覽與操作都更直覺:為什麼大家愛用 Trello ?最佳整理教學讓事情井然有序

在 Asana 中,每一個任務跟 Trello 的卡片一樣,都可以新增更多子任務,或是插入圖片、檔案,或是在任務中進行對話討論。

而「 Asana 」看板最棒的一點,就是可以把其他專案的任務,連結到統一的看板上管理。

例如我在某個專案中的任務編輯畫面裡,選擇這個任務欄位右方的[編輯]按鈕。

然後就可以把這個任務,「同一時間」加入「多個專案」中,也包含加入剛剛的專案看板。

這樣我可以在原本的專案清單管理任務,也可以在新的專案看板統整任務,兩邊的修改會互相同步,管理專案起來更加方便。

這樣可以連結多專案任務的統一看板,更適合做我之前提到的「[時間技客-7] 重要緊急時間管理四象限在 Trello 活用與範本下載」應用。

如果你有使用 Asana ,可以立刻試試看這個新功能。如果你還沒用過,在找一個專業進階的任務管理工具,也可以試試看 Asana ,個人與小團隊使用基本上免費喔!

延伸閱讀相關文章:


「Asana」網站

轉貼本文時禁止修改,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang(異塵行者),及附上原文連結:知名專案管理工具 Asana 推出類似 Trello 看板,視覺化工作流程




[LifeHack-21] 多工是有用的,我們不妨一心多用
Thursday, November 17, 2016 9:46 PMesor huang

大部分文章會跟你說「多工」降低我們的效率,但如果人本來就是一種「天生會分心」的動物,你要如何禁止自己不要心猿意馬?而且「分心」這件事難道沒有一些正面意義嗎?

就算我可以自己克制自己不要同時做兩種工作,或是我壓抑了一邊工作一邊跟同事聊天或上臉書的衝動。但是我還是可能在認真寫一封給沐浴乳公司的回信時,臨時想起家裡的洗髮精用完了要記得買。或是投入編輯一篇食譜文章時,因為看到控制火候的方法,想到下一本專案管理的書或許可以舉類似例子。

也有可能就是沒來由的,某個任務工作到一半,腦袋裡蹦出還有兩三個其他任務的待辦事項之前忘記做。

人的工作與生活過程中,就是會有這許多的「聯想碎片」,只要我們接觸萬事萬物就會不斷聯想,在我們工作時這些碎片自顧自的跑出來,我們擋也擋不了,所以必須學會「多工」來處理這些和目前主要工作無關的碎片。

而且更真實的職場與家庭情境是,別人也會隨時在你認真工作時把他們的碎片丟給你。例如你正利用週末閒暇專心讀一本書,家人忽然跑來說等等可不可以去買瓶醬油。他們沒錯,因為你也會對別人這麼做。

@沒辦法一心多用,或許才糟糕?


如果說人的腦袋運轉本來就是很多碎片四面八方不斷噴發,我們天生處在一個圍繞家庭、工作、情感、休閒與自我實現等多頭馬車同時運轉的世界,本來就是「因為不斷分心」而誕生更多的想像與靈感,那麼為什麼要阻止他呢?

(可以延伸閱讀之前我關於碎片整理的分析:分析 Evernote 與 Onenote 兩種截然不同的筆記整理邏輯

歷史上身兼多職的奇耙達文西,他被稱為博物學者,在藝術、解剖、科學等領域都有成就,我相信他一定也是一個多工工作者,才能在有限生命裡滿足這麼多任務,並且如果你看過網路上流傳的充滿各種想像發明、密密麻麻的達文西筆記本,達文西一定是在專心工作時也會帶著這本筆記本,我想像達文西在畫蒙娜麗莎時,或許腦袋偶爾會想到他的直升機概念,然後同時在筆記中素描原型。

誰說不能多工呢?這個世界需要我們多工,不是因為工作太多,而是因為我們本來就是一個會一心多用、會心猿意馬的「人」。


所謂的「心無旁鶩」是後天訓練的狀態,但即使在我自己認為心無旁騖地投入狀態中,也就是所謂的「心流」工作狀態裡,對我來說通常就是寫一篇好文章寫到興致非常高昂而忘卻周邊反應時,誠實的說,我的腦袋裡依然有很多和現在文章不相干的想法不斷跑出來!(參考:為什麼隔離干擾也不會讓你專心?關於專注的5個思考

但這個「一心多用」的狀態並不一定是個壞狀態,反而如果你沒辦法「心猿意馬」,你才更應該擔心:我是不是少了活潑的想像力與創造力?

@有用的聯想碎片


讓我來做一個簡單的整理,所謂的「聯想碎片」是:
  • 1. 做 A 工作想到 B 工作的能力
  • 2. 看到甲事物想到乙事物的能力
  • 3. 喜歡煩東煩西的探究不同事物的能力

我稱之為能力,是因為這些聯想碎片對我們是有幫助的,他幫我們可以同時進展很多工作(因為我們需要),他幫我們抓出這種意想不到的連結(這是靈感的來源),他幫我們照顧好這個原本就是各種碎片的世界(現實就是如此)。

@我的多工情境


所以我們「不妨一心多用」,並學會「有效的多工」。我自己真實使用的多工情境如下:
  • 正在掃地、跑步、爬山等身體活動時,隨身準備一本筆記本,記下運動時最容易刺激腦袋而噴發的聯想碎片。並且,很放心地隨時停下運動,寫下自己的筆記。

  • 讀書時,準備一本額外筆記本,不是要寫讀書心得,而是因為一定會一邊閱讀一邊想到其他和這本書不相關但受啟發的聯想,這時候不要寫在書上,要寫在額外筆記本,或是寫在真正屬於這個碎片的專案任務筆記處。

  • 有些工作可以一開始就打定同時做兩件事,例如我的工作是編輯,我會同時編輯作者原文時,同時開另一個視窗編輯封面文案,為什麼?因為一邊編輯原文,一邊會看到好句子,想到文案,想到各種這本書好看之處,這時不同時做封面文案,更待何時?

@結尾:


同時做兩種工作為什麼不可以?
多工為什麼不可以?
一心多用有什麼不好?

不要被唯一的方法限制了自己的彈性。

我們或許相對不該一邊工作一邊看影片這種多工(但即使是這種多工,有時候我都覺得是有幫助的,幫我舒緩壓力,甚至從影片中獲得一些啟發,可參考:我用來擺脫情緒枷鎖的十種方法)。

但起碼有兩種多工是我覺得大多數朋友都需要的,那就是:

  • 「一邊做正事」,「一邊收集我一定會一心多用而出現的聯想碎片」
  • 「一邊做正事」,「一邊處理這個工作產生的附加價值」

我們如果可以多工處理這些工作中的聯想碎片、附加價值,那麼就能為下一階段推展工作與生活做出更好的準備(可參考:大人的學習筆記作法)。

今天開始,拿起你的額外筆記本,打開兩個視窗,開始嘗試看看「適度」多工可以帶來的效率吧!


本系列文章歡迎參考:
轉貼本文時禁止修改,禁止商業使用,並且必須附上系列文章連結,與註明來自電腦玩物原創作者 esor huang(異塵行者),及附上原文連結:[LifeHack-21] 多工是有用的,我們不妨一心多用


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