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電腦玩物

雲端辦公室、數位筆記術、行動時間管理，讓人生更美好的數位工作方法！歡迎來到 esor huang（異塵行者）的個人部落格，這裡堅持原創，不轉貼，無廣告文，寫給新時代的工作者們！歡迎與我聯繫： esorhjy@gmail.com // via fulltextrssfeed.com

G Suite 新增指派簽署功能， Google 文件交辦與簽核任務更容易

1:16:00 AM

esor huang

前陣子 Google Apps for Work 改名「 G Suite 」，這套行之有年的 Google 企業、教育版辦公室服務不只換上新名稱，接著 Google 也針對雲端辦公室系統推出許多功能更新，例如以智慧型工作為訴求的：「Google 懂自動設計簡報！ Google 簡報推出智慧型簡報版面設計」。

而且看起來更新的腳步加快了，今天在「 G Suite （Google Apps for Work）」中又加入了一項新功能：可以在 Google 文件、試算表與簡報內的某一段內容進行「任務指派」或「指名確認」。

例如有一份會議協同合作文件，裡面列出了很多待辦事項，這時候可以針對個別事項，指定某某人來執行。或是在一份報表試算中，針對某一項統計結果，指名某某人來簽署確認。

Google 認為這樣的功能可以在文件協同合作過程中節省時間，讓每個人清楚自己分配的任務，並且快速找到自己應該關注的重點在哪裡，也讓討論的權責更明確。

事實上，這確實很重要，像是「 Quip 」這類知名文件協同服務也就具備類似功能。

這個新功能也不只是「 G Suite 」用戶可以使用，像我們一般使用 Google Drive，用 Google 文件、簡報、試算表工作的使用者，也都可以立即使用這個新功能。

1. 如何在 Google 文件、試算表、簡報中指派任務？

下面我就來試試看這個新功能。

打開一份 Google 文件、簡報或試算表，假設裡面有一份待辦任務表格，其中一欄是屬於電腦玩物站長 Esor 負責的任務，這時候我可以圈選這一欄，然後點擊「註解」按鈕。

在註解輸入欄中，輸入電腦玩物站長的電子郵件，或是名稱也可以（假如對方有在你的通訊錄），這時候會浮現對方的名片卡，選擇其名片卡。

這樣就可以把這項任務、這份文件的這個位置，指名要 Esor 做確認。

或者還有一個方法，在註解輸入欄，先輸入「@」關鍵字，這時候會列出最近常用的聯絡人，也可以快速插入指派。

點擊對方的名片卡後，在註解欄位還會多出一個選項：「指派給某某某」，勾選「指派」，那麼就會通知對方「你有工作要交給他」了！

如果對方還沒有檢視、評論或編輯這份文件的權限，那麼在按下指派後，會彈出「詢問視窗」，問我要不要授權允許對方「可以註解」，這時候可以授權給對方。

你可以依據自己的需求選擇，或參考我之前對 Google Drive 權限設定的教學：「Google Drive 共用檔案潛規則，與救回他人誤刪檔案」。

2. 如何接獲被指派的任務，並確認完成？

當別人在 Google 文件、簡報、試算表中指名給我，我這邊會收到通知。

打開這份文件時，可以看到「被指派」項目有一個藍色的顯眼註解，我可以在這裡討論，或是勾選「打勾」，來確認完成。

3. 如何查看已經「完成確認」的工作流程？

已經勾選完成的註解，會從文件右方消失，但是可以在右上方的「註解」清單裡，查看完整的工作流程：

看看誰什麼時間點完成任務？
看看誰是否已經簽核確認？

雖然這個 Google 文件、簡報與試算表內建的「指派、簽署」功能沒有之前介紹過的「Google 文件的線上簽核流程，編輯合作專用 Collavate」強大，但因為後者現在要付費才能使用更多簽核次數，所以我想 G Suite 內建這功能還是可以滿足基本需求的。

4. 如何查看哪份文件有新討論？

另外在 Google 雲端硬碟伴隨的更新還有：當查看文件清單時，可以看到「有新註解」、「有新指派任務」的文件，會浮現「數字圖示」，讓我可以更快知道哪份文件有新動作。

Google 雲端硬碟、 G Suite 雲端辦公室這個新增的小功能，我覺得是值得好好利用的，你可以用來：

在文件裡指派某項任務給同事
在試算表中邀請某人來做確認簽核

這樣也讓 Google 雲端辦公室的工作流程有更多應用空間，看來我最近在專案管理生活思維開設的「 Google 雲端辦公室課程」又要補充新方法了，最後也歡迎有興趣的朋友來報名我的課程。

延伸閱讀相關文章：

轉貼本文時禁止修改，禁止商業使用，並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang（異塵行者），及附上原文連結：G Suite 新增指派簽署功能， Google 文件交辦與簽核任務更容易

Google 原生 Android 手機桌布 App 下載，原創照片持續增加

Wednesday, October 19, 2016 9:24 PM

esor huang

Android 手機上當然不乏桌布更新 App，例如我很早之前推薦過的「絕美 Android 手機桌布免費下載輪播！」，照片來自線上圖庫，擁有多變化的桌布自動更新。

又或者像是「Muzei Live Wallpaper 讓 Android 桌面變成歷史名畫博物館」，以獨特的藝術畫作當桌布，每日輪播賞心悅目又提升品味。

但是 Google 自己原生的桌布自動更新 App，相信對許多 Android 用戶來說，一定會想試試看，而今天這款「桌布 App 」正式在 Google play 商店上架了！

這款 Google 的桌布 App 簡單實用，打開 App 後可以在城市、地球、生活、紋理、風景等類別中挑選自己喜愛的照片當桌布。

進入某一類別，還可以選擇每天自動替換桌布。

更重要的是，每個類別裡的照片會「持續增加」，來自於 Google 地球衛星照片（電腦版也有）、Google+攝影師作品等獨特來源，相信可以帶來更獨一無二的桌面風光。

你當然也可以利用「桌布 App」管理使用自己的照片，或是探尋每天出現的照片攝影資訊。

想要一款簡單實用，有原創照片的桌布自動更新 App，或許 Google 桌布是個選項。

而如果你想要的不只是桌布，還有整個桌面介面、圖示的自訂，那麼歡迎參考下面三篇文章：

Google 「桌布 App 」 Android App 下載

轉貼本文時禁止修改，禁止商業使用，並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang（異塵行者），及附上原文連結：Google 原生 Android 手機桌布 App 下載，原創照片持續增加

我的 2016 Evernote 課程簡報，大改版前的分享

Wednesday, October 19, 2016 9:07 AM

esor huang

我自己的本業其實不是部落客，也不是講師，只是因為在電腦玩物依著自己的研究興趣每天寫文章，寫得多了，有些累積，於是過去幾年感謝很多朋友邀請我去演講、開課，主題從 Evernote、 Google ，到時間管理、雲端工作，不知不覺，回頭一看居然也受邀開了上百次課程。

其中我自己最喜歡使用的 Evernote ，以及很常研究的筆記與知識管理方法，從一開始只是講講兩小時什麼是「第二大腦」，後來開始有三小時的「雲端筆記上手」，更在一年前開始陸續受邀開了好幾次六到七小時的「 Evernote 資料整理到專案管理實作班」，也感謝來聽講的朋友，或是企業內訓時的學員，課後回饋大多都給予我好評。

這一套課程流程雖然我每次都有些小更新，但講了多次，很想要來次「大更新」，為了督促我自己完成這個大更新，我決定把 2016 年使用至今的這版快一百六十多頁的課程簡報分享出來，給之前沒機會上到我課程的朋友參考。

然後這樣我也能逼自己，不得不來做個架構、案例與流程的 Evernote 課程簡報大翻新，去蕪存菁，並想辦法融入新方法。

而接下來我受邀開設的課程，最近的是 10.29 的「 Evernote 資料整理與專案管理實作班」，將可以最早看到我的課程全新設計，也希望大家到時不吝給我評價。

以下，就是我過去一年在各場 Evernote 全天班使用的簡報，並且是持續有些小修正後，目前的最終版。

我去掉了一些一定要聽我現場講才能理解的頁面，另外簡報也無法呈現出我在現場課程的分析，也無法還原在互動中出現的思考新刺激，所以我相信對上過課的朋友來說不會有虧待。

但我也相信這份簡報本身，其實就包含一套我認為最適合上手 Evernote 的流程，以及如何管理知識庫的方法架構：